W związku z implementacją dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937, dotyczącej ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, polskie firmy i instytucje publiczne stanęły przed koniecznością wdrożenia procedur ochrony sygnalistów. Obowiązek ten ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa osobom, które zgłaszają nieprawidłowości mające wpływ na interes publiczny.
Zakres podmiotowy
Ustawowe obowiązki dotyczą w szczególności:
-
pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób,
-
podmiotów publicznych, niezależnie od liczby pracowników,
-
przedsiębiorstw działających w określonych sektorach wrażliwych (np. bankowość, ochrona środowiska, zdrowie publiczne), bez względu na wielkość.
Definicja sygnalisty
Sygnalistą w rozumieniu ustawy jest osoba fizyczna, która w kontekście swojej aktywności zawodowej przekazuje informacje o potencjalnym lub rzeczywistym naruszeniu przepisów prawa. Może to być pracownik, były pracownik, kandydat do pracy, podwykonawca lub osoba współpracująca z organizacją na podstawie innej umowy cywilnoprawnej.
Obowiązki pracodawcy
Zgodnie z projektowanymi przepisami, podmiot objęty obowiązkiem wdrożenia systemu ochrony sygnalistów musi:
-
opracować i wdrożyć wewnętrzną procedurę zgłoszeń,
-
wyznaczyć osobę lub jednostkę odpowiedzialną za przyjmowanie i weryfikację zgłoszeń,
-
zapewnić sygnalistom dostęp do bezpiecznego kanału komunikacji (np. platformy zgłoszeniowej),
-
zagwarantować ochronę przed działaniami odwetowymi,
-
prowadzić rejestr zgłoszeń zgodnie z wymogami RODO.
Działania odwetowe – co podlega zakazowi?
W ramach systemu ochrony zakazane są wszelkie działania mogące stanowić represję wobec osoby zgłaszającej, w tym:
-
rozwiązanie umowy o pracę lub jej nieprzedłużenie,
-
odsunięcie od obowiązków służbowych,
-
pogorszenie warunków zatrudnienia,
-
działania o charakterze dyskryminacyjnym lub mobbingowym.
Sankcje za brak wdrożenia
Brak odpowiedniego systemu ochrony sygnalistów może skutkować odpowiedzialnością administracyjną, cywilną oraz karną. Pracodawcy narażają się również na negatywne skutki wizerunkowe oraz utratę zaufania ze strony pracowników, klientów i partnerów biznesowych.
Rekomendowane działania
Wdrożenie systemu ochrony sygnalistów powinno zostać poprzedzone analizą ryzyk, przeglądem istniejących procedur oraz dostosowaniem rozwiązań technologicznych i kadrowych. Zaleca się również przeprowadzenie szkoleń informacyjnych dla pracowników oraz przygotowanie strategii komunikacyjnej dotyczącej nowych procedur.
Podsumowanie
Ochrona sygnalistów stanowi istotny element systemu zgodności i zarządzania ryzykiem. Wdrożenie odpowiednich procedur jest nie tylko obowiązkiem wynikającym z przepisów, ale również narzędziem umożliwiającym szybką reakcję na naruszenia wewnątrz organizacji. Pracodawcy powinni potraktować ten obszar jako część szerszej strategii compliance, a nie wyłącznie jako wymóg formalny.